Кто покупает трудовую книжку работник или работодатель. Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку. Оптовая и розничная цена покупки

Порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек

Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек , изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек .
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя .
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие работники, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору.
Пример
(применяется в небольших организациях). В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.
Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу.
Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: ""Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее".
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф.
В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.
Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение.
Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.

По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представляться отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).
Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы? Несмотря на то, что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации.
Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них

Согласно п. 41 Правил, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении названных книг. Практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.
Учет и хранение трудовых книжек
Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно, прежде всего, принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе; проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них; проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников; проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категориями принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).
При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т.п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий.
Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

Оформление трудовой книжки впервые

Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).
До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.
Необходимо подчеркнуть, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность.
Так, статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлено, что нарушение законодательства о труде, куда относится также нарушение правил ведения трудовых книжек, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда.

Общество с ограниченной ответственностью «Рондо»
(ООО «Рондо»)

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель (подпись) А.А.Кузнецов
г. Москва

АКТ № 5
о списании испорченных бланков
трудовых книжек

«20» апреля 2010 г.
Комиссия в составе:
главного бухгалтера Волковой Ирины Павловны,
начальника отдела кадров Шапкина Тимофея Олеговича,
кассира Яковлевой Марины Алексеевны,
назначенная приказом от 02 марта 2010 г. № 25,
составила настоящий акт в том, что за период с 01 апреля 2010 г. по 20 апреля 2010 г. были испорчены бланки трудовых книжек (вкладышей в трудовую книжку):

в количестве двух штук, которые 20 апреля 2010 г. были уничтожены путем измельчения и подлежат списанию.

Председатель комиссии главный бухгалтер (подпись) И. П. Волкова

Члены комиссии: начальник одела кадров (подпись) Т.О. Шапкин

В России документ был введен с приходом советской власти: первый документ появился еще в 1918 году. Активное распространение началось в 50-х годах, так как наличие трудовой позволяло упростить процедуру подсчета пенсии. С того времени выпускались разнообразные акты и образцы бланков, по которым книжка должна была заполняться.

Как получить новую легально

Обычно необходимость получить документ возникает при устройстве на работу : отсутствие работы и работодателей подразумевает отсутствие книжки.

В соответствии с Постановлением 225 ТК РФ первая трудовая книжка должна быть выдана самим работодателем, при этом приобретается она за счет средств компании. Для ее заполнения сотрудник обязан предоставить в отдел кадров:

1. Паспорт.
2. Документ о полученном образовании: диплом, справку, зачетную книжку. Последние два документа необходимы, если образование еще не окончено.
3. Дополнительные документы. Это может быть военный билет, диплом ВУЗа, если при поступлении на работы его не было, или справки с прошлых мест работы, если сотрудник оформляет дубликат взамен утерянного.

Сегодня трудовая книжка представляет собой документ, выполненный в виде небольшого (размером примерно с четверть альбомного листа) сшитого трудового «дневника» . В нем отмечают:

1. Данные гражданина: ФИО, дату рождения, образование, профессию (специальность), дату заполнения.
2. Информацию обо всех местах работы: наименование организации, должность, дату принятия на работу, номер приказа.
3. Информацию об увольнении: дату увольнения, причину, подпись гражданина о том, что он ознакомлен с этой информацией.

Заполнением книжки занимается сам работодатель, точнее, назначенное его приказом лицо (обычно отдел кадров). Этот же сотрудник отвечает за хранение, ведение, учет и выдачу документов.

Сотруднику, устраивающемуся на первую работу, вообще не приходится ни о чем волноваться: работодатель должен сделать все сам. Работнику даже не нужно писать заявление на выдачу книжки, так как она первая и выдается в соответствии с законом.

Если же документ был утерян, сотрудник должен обратиться на место последней работы и написать заявление на выдачу дубликата . Это необходимо для контроля за использованием бланков в фирме.

Вторая трудовая

В некоторых случаях гражданину может потребоваться две трудовых : например, при устройстве на вторую работу. Закон не запрещает иметь две документа, но и не разрешает этого прямо. При устройстве на вторую должность сотрудник обязан сообщить об этом и принести заверенную копию имеющейся трудовой .

Второй работодатель не может принудить сотрудника принести оригинал.

В некоторых случаях вторая трудовая может понадобиться для обмана . Например, если женщина решает во время беременности устроиться на вторую работу, выйти в декрет и получать деньги сразу на двух местах. Это является мошенничеством.

Это же относится к ситуациям, когда сотрудник решает избавиться от трудовой, в которой отмечена неприятная причина увольнения (например, кража или выход на работу в пьяном виде). Для повторного заполнения трудовой ему придется принести справки со всех мест работы о том, что он работал у них . В справке будет указана причина увольнения.

Где можно купить чистый бланк

Необходимость приобрести чистую трудовую книжку обычно возникает у гражданина крайне редко. В основном ее приобретением занимается отдел кадров : он приобретает пустые бланки в канцелярском магазине и следит за их «расходом».

Но случается, что работодатель, по какой-либо причине отказывается тратить деньги на пустые трудовые. Вынуждает сотрудника купить ее самостоятельно. Ее можно приобрести в канцелярском магазине — такие бланки являются полностью легальными.

Трудностью может стать ее поиск: большинство производителей этого документа предпочитают сотрудничать с компаниями и продавать большими партиями. Второй сложностью является приобретение бланка установленного образца: в магазинах могут продаваться устаревшие варианты . При покупке необходимо проверить наличие водяных знаков и других средств защиты от подделки.

Можно ли обжаловать отказ в выдаче

Отказ работодателя выдать первую трудовую или ее дубликат при утере является нарушением Трудового Кодекса . В этом случае сотрудник может купить чистый документ и принести его работодателю, если не хочет скандала. Но также он вправе написать заявление в прокуратуру в связи с отказом выдать ему документ. Если после проверки выяснится, что работодатель виновен, он будет оштрафован, также возможно приостановление деятельности на три месяца.

Трудовая книжка является документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже владельца. Ее приобретением, заполнением и хранением обязан заниматься работодатель вне зависимости от того, является ли документ первым у сотрудника или дубликатом. Но также гражданин может легко купить незаполненную книжку в канцелярских магазинах.

Оптовая и розничная цена покупки

Если документ оформляется через работодателя, стоимость трудовой будет удержана из зарплаты сотрудника . Также его могут попросить произвести оплату в первый же рабочий день. При оптовом заказе ее цена составляет 110-200 рублей .

Но самостоятельная покупка также не сильно навредит кошельку. Цена за розничную продажу будет выше оптовой – до 350-400 рублей за штуку.

В данном видео содержится дополнительная информация по восстановлению трудовой книжки.

Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане. На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.

Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.

Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.

Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.

Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.

Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании. Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша. Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.

Запреты

Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:

1. Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
2. Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
3. Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.

Покупка

По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель. В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель. В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.

Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку. Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно. Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.

Случаи, когда платит наниматель

Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:

1. При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
2. Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.

Как можно приобрести трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.

В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе. Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность. Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.

Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара. Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя. Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.

Работник самостоятельно приобрел бланк трудовой книжки. Вправе ли работодатель заполнять трудовую книжку в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не вправе заполнять бланк трудовой книжки, приобретенный самим работником.

Обоснование вывода:

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (часть первая ст. 66 ТК РФ). В соответствии с частью первой ст. 65 ТК РФ входит в перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю. Согласно части третьей ст. 66 ТК РФ работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Порядок ведения трудовых книжек, их заполнения регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Согласно п. 46 Правил изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином РФ. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее - Порядок) утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Работодатель вправе использовать бланки трудовой книжки, которые получены только по правилам, установленным Порядком, в соответствии с которым бланки трудовой книжки приобретаются именно работодателем, а не работником. Такой вывод следует из содержания пунктов 2-5 Порядка.

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности. А п. 44 Правил установлено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Инструкцией. Эта форма имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки.

Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только на основании договора, заключенного с изготовителями или распространителями, получение бланка трудовой книжки от работника и указание в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, что бланк трудовой книжки получен от работника, будет являться нарушением трудового законодательства. Кроме того, велика вероятность того, что приобретенный работником бланк трудовой книжки является поддельным.

Таким образом, мы полагаем, что работодатель не вправе вносить сведения в новую трудовую книжку, бланк которой предоставил сам работник.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В каком месте можно купить трудовую книжку и нужно ли это делать самому работнику?

По закону, если работник устраивается на работу не впервые, работодатель просит у него документ. Сотрудник обязан предоставить сведения о своих прошлых работах. В книжке должна быть описана трудовая история человека, его победы и неудачи, то есть увольнения по статьям и так далее. Если он не может предоставить ему деловые бумаги, значит, обязан купить новый трудовой дневник. В каком месте можно приобрести трудовую книжку трудоустраиваемому специалисту?

Как купить трудовую книжку?

Может быть прямо у кадрового работника или посетить специальный магазин? Вообще свидетельства такого плана продаются в газетных ларьках, книжных магазинах. Стоимость небольшая, так же при необходимости можно приобрести и вкладыш. Но обычно вкладыши обязан предоставлять руководитель в том случае, если трудовая не имеет более страниц для заполнения.

В каких случаях представляет работодатель?

Если гражданин устраивается впервые и естественно не имеет трудового документа, в этом случае, где именно можно купить трудовую книжку? В таком случае именно руководство обязано предоставить бумаги. В ТК РФ статья 65 об этом подробно сказано:

Работник должен предоставить паспорт или другое свидетельство доказывающее личность человека;

Пенсионное свидетельство;

Военный билет, если сотрудник мужчина;

Диплом, доказывающий квалификацию сотрудника.

Как видите, трудовая книжка не указана, так как человек в первый раз трудоустраивается, работодатель ему ее предоставляет. Так что задумываться гражданину, устраивающемуся на предприятие в первый раз, где именно можно приобрести трудовую книжку не нужно. Приходите на предприятие без нее.

Нарушение закона

Если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку человеку, впервые трудоустраиваемому на предприятие, то он нарушает ТК. Некоторые руководители вообще отказывают заключать трудовой договор по причине отсутствия

деловых бумаг. И что делать сотруднику? Где же тогда ему купить трудовую книжку? Идти в магазин или киоск, а может сразу в прокуратуру, пусть компания ответит за свои слова и действия. Между прочим, по закону могут приостановить деятельность компании на 90 дней, либо оштрафовать. На каждом предприятии должны иметься новые трудовые книжки и вкладыши к ним. Так что если вы первый раз устраиваетесь на работу, не бойтесь сказать руководству, что это именно его обязанность предоставление книжек. Впоследствии из зарплаты работника вычтут сумму за получения документа или он может заплатить в день оформления на работу.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Покупаем бланки трудовых книжек

В статье рассматриваются порядок приобретения трудовых книжек работодателем, порядок учета чистых бланков и выдачи их работникам.

Общие правила работы с трудовыми книжками

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатели (в том числе и индивидуальные предприниматели) обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для сотрудника основной. Другие положения закона (например, ст. ст. 65, 84.1 ТК РФ) вменяют в обязанность работодателю при заключении трудового договора с работником впервые оформить ему трудовую книжку, а при прекращении трудового договора — выдать документ работнику. Кроме того, ч. 5 ст. 65 ТК РФ дает возможность гражданину обрести утраченный документ, сделав заявление о выдаче новой трудовой книжки по новому месту работы.

Как видно, работодатель всегда должен иметь определенный запас чистых бланков для оформления трудовой книжки впервые поступающим на работу; лицам, утратившим документ; лицам, запрашивающим выдачу дубликата или вкладыша. Этому обязывает и п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативно-правовыми актами трудового законодательства. Важнейшими среди них являются:

• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225 и Правила ведения трудовых книжек);
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее — Постановление N 69).

И если первый документ Правительства РФ дает общие правила работы с трудовыми книжками, то Минтруд России детализирует эти правила, снабжая их примерами.

Поскольку трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности, то и закупать бланки необходимо лишь у уполномоченных производителем трудовых книжек организаций. Их перечень можно найти на сайте производителя — www.goznak.ru. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением "Гознак".

Приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должно отражаться на балансе организации на специальном счете.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным поставщиком. Этого требует п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках". Именно по этой причине неправомерно поступают те работники кадровых служб, которые рекомендуют работнику приобрести чистый бланк самостоятельно и принести его для дальнейшего заполнения. Эту позицию разделяют и суды (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Покупка чистого бланка трудовой книжки или бланка вкладыша самим работником противоречит законодательству, что влечет невозможность его отражения в данных бухгалтерского учета, а значит, и в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форма такой книги утверждена Постановлением N 69.

Работник кадровой службы должен знать, что согласно п. 41 Правил ведения трудовых книжек этот журнал учета ведет не отдел кадров, а бухгалтерия. В связи с этим во избежание споров рекомендуем назначить ответственное лицо приказом, а также распределить полномочия по работе с трудовой книжкой сотрудников службы персонала и бухгалтерии.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Радуга" (ООО "Радуга")

Приказ об упорядочении работы с трудовыми книжками

С целью соблюдения законодательства о порядке обращения с трудовыми книжками

Приказываю:

1. Назначить бухгалтера Копылову А.И. ответственной за ведение учета чистых бланков трудовой книжки и вкладыша в нее по установленным правилам, за своевременное отражение закупок партий трудовой книжки и (или) вкладышей в нее в данных бухгалтерского и налогового учета.
2. Назначить начальника службы персонала Зорину М.Т. ответственной за координацию действий по своевременной закупке чистых бланков трудовой книжки.
3. Назначить менеджера по персоналу Назарову М.Н. ответственной с правом подписи за ведение и учет трудовых книжек работников, правильное внесение в них записей, своевременную выдачу документа работникам при увольнении.

Генеральный директор
ООО "Радуга" М.С. Бурмистров

Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет заниматься трудовыми книжками в период отсутствия ответственного (служебная командировка, отпуск, болезнь, другое отсутствие на работе).

Трудовая книжка защищена от подделок

Произведенные ФГУП "Гознак" бланки трудовых книжек образца 2004 г. распространяются через предприятия, которые смогут обеспечить условия, соответствующие требованиям изготовителя к заказчикам защищенной полиграфической продукции. Эти требования предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. "Гознак" заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей к ним.

При изготовлении новых бланков трудовой книжки используются современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность от подделок. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры "ТК". В печати применены сложные графические сетки, ирисовая печать.

Новая серая трудовая книжка теперь сшита защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов. В новой трудовой книжке 44 страницы, ее размер совпадает с размером паспорта. Как и прежде, она состоит из двух частей — собственно трудовой книжки и вкладыша в нее. Обложка стала серой (прежде она была зеленой), и на ней появился отпечатанный фольгой герб России. Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. У вкладыша — бумажная обложка серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с новой утвержденной формой.

Почему бухгалтеры не любят трудовые книжки

Если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.

Где и как можно купить трудовую книжку

Наказание по этой статье закона может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), а также ошибки в их оформлении.

Логика законодателя такова, что поскольку учетом чистых бланков занимается бухгалтерия, а кадровик подает заявку на выдачу бланка бухгалтеру, ответственному за учет чистых бланков документа, то храниться купленные чистые бланки должны в бухгалтерской службе.

Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее — это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Записи в книгу вносят сразу после получения бланков от распространителя с указанием серии и номера каждого бланка. Надо также не забыть перечислить товаросопроводительные документы (накладные и пр.), а также стоимость покупки партии чистых бланков.

Ввиду того что в бухгалтерском учете нет однозначного ответа на вопрос, как правильно учитывать купленные бланки <1>, то надо признать, что бухгалтеры очень неохотно берутся за ведение книги учета бланков или стремятся упростить учетную форму. Но надо знать, что неправомерно вести учет как чистых, так и заполненных бланков трудовой книжки в "самодельном" варианте, не по установленным формам.

<1> Подробнее см. .

И бухгалтерскому работнику, и кадровому надо иметь в виду, что названные выше журналы учета тоже имеют длительные сроки хранения. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним хранится 75 лет, книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним хранится 5 лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Обе книги учета — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Таковы требования закона (п. 41 Правил ведения трудовых книжек).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Необходимо помнить, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша.

Как заказать бланки

Как мы уже знаем, работники отдела кадров должны все время иметь четкое представление о том, какое количество чистых бланков им нужно ежемесячно. Таким образом, заключая договор с распространителем трудовых книжек, надо не забыть просчитать, сколько может понадобиться в ближайшее время чистых бланков вкладышей.

Вшивать вместо бланка вкладыша в трудовую книжку бланк самой трудовой книжки недопустимо. Размер платы за приобретение чистых бланков определяют расходами на приобретение бланков. И эти расходы в конечном итоге возмещает работник, как бы "выкупая" бланк для себя. Вот почему недопустимо продавать работнику чистый бланк по цене выше той, за которую он был приобретен.

Но есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно, например если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия: пожар, наводнение, беспорядки и др. (п. 34 Правил ведения трудовых книжек). Или другой случай: бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении). Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них не должны заполняться в дальнейшем: они списываются по акту.

Примерная форма

Утверждаю
Руководитель предприятия
(учреждения, организации)
"__" ____________ 20__ г.
М.П.
Акт
"__" __________ 20__ г. Город _________

___________________________________________________________________________
(указать должность, фамилию, имя и отчество)
Составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ___________ 20__ г.
по "__" __________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
испорчено _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)
"___" штук ________________________________________________________________
(указать прописью)
бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) _____________________________
(перечислить серию и
___________________________________________________________________________
номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней))
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
на ________________________________ языке, которые "__" __________ 20__ г.
(название языка)
уничтожены путем сожжения.
Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или
вкладышей к ним) с подотчета ______________________________________________
(полное наименование предприятия,
___________________________________________________________________________
учреждения или организации)
Подписи

Итак, трудовые книжки должны иметь легальное происхождение. Закупкой чистых бланков не обязательно должен заниматься работник службы персонала: закон таких условий не оговаривает.

Потому закупкой может заниматься то же лицо, которое, скажем, обеспечивает организацию канцелярскими принадлежностями.

Чтобы забрать трудовые книжки у поставщика, уполномоченное лицо должно предъявить доверенность. Очень важно создать и оформить такой документ правильно, в противном случае передача не будет произведена. И такая доверенность оформляется не на фирменном бланке предприятия, а по установленной форме.

Когда передача товара состоялась и произведены взаиморасчеты, бланки помещаются в сейф. После чего сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (а это, как правило, кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков.

Примерный образец

23.02.2012 Бухгалтеру ООО "Радуга"
А.И. Копыловой

ЗАЯВКА на выдачу бланков трудовых книжек

Прошу выдать бланк трудовой книжки для сотрудника Михайлова В.В. по причине утери им трудовой книжки после увольнения с предыдущего места работы.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме.

Примерный образец

ОТЧЕТ об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них за январь 2013 г.

1. Количество бланков трудовых книжек и вкладышей на начало месяца — 0.
2. Количество полученных бланков:

• трудовые книжки — 4 (четыре) с серийными номерами: ТК-IV N N с… по…;
• вкладыши в трудовые книжки — 0.

1. Количество использованных бланков трудовых книжек — 2 (два):

• ТК-IV N… выдана Данилину А.Н. — стоимость подлежит удержанию;
• ТК-IV N… испорчен при заполнении (акт об уничтожении от 11.01.2013 N 1).

1. Количество бланков трудовых книжек на конец месяца — 2 шт. (ТК-IV N…).

Менеджер по персоналу М.Н. Назарова

Библиографический список

1. Сафарова Е., Цивилева Е. Трудовая книжка: покупаем, оформляем, учитываем // Бухгалтерия и кадры. 2008. N 2.
2. Будакова Н.И. Отражаем в учете приобретение и выдачу трудовых книжек // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2008. N 7.
3. Кошелькова О.Е. Трудовая книжка и вкладыш в нее: учитываем и списываем // Отдел кадров коммерческой организации. 2011. N 7.
4. Беляев А. Учет трудовых книжек, военных билетов и иных удостоверений личности // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение. 2009. N 4.

С.Борисова

Менеджер по персоналу

ООО "Элана-Логистик"

Вкладыш в трудовую книжку - кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

За чей счет приобретается бланк?

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Скачать форму вкладыша

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком.

Как приобрести трудовую книжку

Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе - вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее - Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

За чей счет приобретается бланк?

Скачать форму трудовой книжки

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара - и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает. Скачать форму дубликата
2. Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.